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Las claves para escribir mejores correos electrónicos

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Con las tecnologías llegan facilidades… y nuevos retos. No es sencillo escribir un correo electrónico, y aunque es una forma de contacto habitual, no se le contempla en los cursos empresariales. ¿Hemos sido demasiado formales o muy poco? ¿Nos hemos dejado llevar por el enejo y no hemos sido claro? He aquí algunas claves para administrar y escribir buenos emails.

Ten cuentas separadas. La mejor manera de administrar adecuadamente tus mensajes laborales y profesionales es tener una cuenta exclusiva para ellos… Y sobria nadie se tomará en serio un mensaje proveniente de caballerojedi65@…

Empieza por un saludo. La mejor manera de escribir correos es hacerlo como se hacen las cartas: con su saludo antes de pasar a cualquier tema. Las fodmas aceptadas: “Hola”, “Querido…”, “Estimado…”, “Buenos días…”. Entre más desconocido el destinatario, más formal el saludo.

Ve directo a punto. Si el destino de tu correo es la cuenta de un amigo, o si es la cuenta de un desconocido, en ambos casos impera que respetes su tiempo. De manera que lo mejor es ir directo al grano. Lo que significa que apenas después del saludo, tu correo debe verse más o menos así:

“He estado revisando los pedidos, y tengo algunas preguntas. ¿Puedes tomarte un momento para responderlas”.

Entre más pronto y claramente entres en materia, mejores y más expeditas respuestas tendrás. Si dejas para muy abajo en tu mensaje el tema de relevancia, tal vez tu destinatario ni siquiera lo lea.

Se breve. Frases y párrafos cortos. Eso sí: hay que hacerlos fácil de leer, pero sin que falte información para su respuesta. Entre más compleja sea la situación a tratar, mejor incluye un adjunto con la información que debas compartir (cronogramas, calendarios, imágenes…). Si hay más de una pregunta o punto a tratar, también puedes enumerarlos, para que el lector no se salte ninguno.

Firma de forma útil. No te limites a rubricar con tu nombre. Aporta información para que sea fácil responderte por más de una vía: incluye tu móvil, fijo, y cuentas profesionales de Twitter y Facebook.